2007年07月02日
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久しぶりに人のメールを添削する機会がありました。きっかけは、普通に書いたメールを先方にそのまま送付するのは非常に不安なので、一度目を通して欲しいという事からです。

僕は人のメールを添削するような事は滅多にしないですし、今まであまり意識したこともありませんでした。ただし、僕はメールの書き方は比較的上手なのではないかと考えています。新入社員の時に厳しく鍛えられましたし、blogや携帯のメールを通して常に切磋琢磨していることからです。(とはいっても、ピークの時よりは最近ちょっと下手になったかも・・・)

最初に僕がそのメールを見たとき、正直あぜんとしました。色々理由があるのですがとりあえず目についたのは以下の通り。

・内容があまりにも一方的
・表現がストレート
・メールの文章に流れを感じられない
・箇条書き表現が不適切

以上のことからです。

いいところも当然ありますが、それらの悪い部分が大きな比重を占めていてそれが打ち消されていました。

ということで、僕が指摘した事について簡単に残しておきたいと思います。

一方的な内容というのは、用件によっては表現方法や内容や言葉を選ばないと、まとまる話もまとまらないですし、相手のモチベーションも上がりません。社内の人間にメールをする場合とか、面識があるならば用件だけを書く場合もあるかもしれませんが、通常その当たりはデリケートに考えるべきだと僕は思います。
前にも書いたかもしれませんが、メールは良いことは相手に伝わらず、悪いことは必要以上に伝わるものです。

表現がストレートなのは、用件が明確と表現してしまえばいいかもしれません。それ自体には特に大きな問題はありません。しかしデリケートな問題をメールでやりとりしている場合、ストレートなのは非常に問題があります。
たとえば、「○日はお休みを頂きます」という単純なメールよりも、○日は○○という事情があり、ご迷惑をおかけしますがお休みしたいと思います。つきましては・・・」という内容の方が受け取る側もスムーズだと思います。問題があるというよりは、よりベストな方法は。という事です。

メール本文の流れ。
何かをお願いするとき、その流れは非常に大切です。本当に大切です。
「以下の○○についてお願いします。」という表現は社内的にはOKですが、大変事務的な印象を持つことになるでしょう。ということでこの場合は、○の件について、おおむね問題ないのですが、○と○については、○○として頂けませんでしょうか。以上のことから以下の○件の修正をお願いします」という表現でだいぶ違ってくると思います。
前に言葉を置けば良いだけではなく、その流れが大切なのです。特に斜め読みを意識した場合に、言いにくいことをメールの行間に埋めてしまうのもテクニックの一つです。

箇条書き。
用件を明確にするとはいっても、必要以上に箇条書きを使うと威圧的になってしまいます。例えばちょっと教えてくれればいいことでも、箇条書きであれば必ず回答が必要に感じてしまいますし、件数が増えれば相手も回答が面倒になって返信が遅くなってしまいます。
メールを書き始めた最初の頃は、箇条書きを使って読みやすくを心がけるように指導を受けると思います。確かにその通りですが、内容によっては使い分ける必要が当然出てきます。


以上のことから、メールは十分に注意して書かなければなりません。
そして改めて説明しながら思ったのですが、意外に考えながらメール書いてるもんだなぁと。今まで無意識に書いていたのですが、これからはもう少し意識しながらテクニックを磨いていきたいと思います。


stock_value at 11:55│Comments(0)TrackBack(0)考え:04〜07年 

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