2008年04月17日
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僕がメールを使うようになってから、だいぶたっています。主に仕事で使うだけで、プライベートではあまり使っていません。

そして僕なりの管理の方法についてまとめておきたいと思います。
ちなみにメールソフトは Becky です。画面とかが少し無骨すぎるので、もっと見た目がきれいになって欲しいのですが、難しいのでしょうか。

・メールは基本的に削除しない
・自分を必ずbccに入れる
・スレッド
・基本的に振り分けは行わない

メールは削除しません。過去のメールから得られる事もありますし、前後の流れを追うことが大切な場合もあります。最近になって思ったのは、仕事の引き継ぎとかで過去メールが参照できると、結構ラクだったりします。

容量が大きくなってしまうのが大きな問題ですが、そのあたりBeckyであれば、ちゃんと管理できるのでとても助かっています。Beckyの方式であれば、バックアップも万が一の損害もとても少ないのですばらしいと思います。

メールの宛先で、必ず自分のアドレスをbccに入れます。そうするとスレッドの管理などが非常にラクに行えます。自分宛にもメールが届くので、相手にどのように見えるか分かりますし、自分に届いていれば、ある程度相手にも送信されたと考えられます。
そして添付忘れなどがすぐに気づくのでとても便利です。

スレッド。これは微妙なところです。過去メールを参照する場合にはスレッドがあると、話題がまとまって表示されるので便利です。一方で、過去のメールにレスが付くと、そのメールにすぐには気づかない事が発生してしまいます。新着メールの一覧などを使って、そういうことが無いようにはしているのですが、どうしても難しいところです。
あまりそういうミスが続くようであれば、スレッド表示は受信トレイについてはオフにしようかとも考えています。

振り分け。ニュースやMLとかの情報系をのぞけば僕は振り分けを行っていません。必ず受信トレイにメールが来るようにして、レスをつけたり、一定期間が過ぎてから、各フォルダに手動で移動させています。これも返信ミスを防ぐためです。いったん受信トレイにすべてのメールが集まるので、ここをちゃんとチェックしていれば漏れが無いハズです。
また、フォルダに未読メールがあると、数字とともに強調されます。各フォルダにこれがあるのは、個人的には好きではありません。でも意図的にメールを未読にしておきたいときもあるし・・。ということで受信トレイに集めて、移動の時にすべて既読に変更しています。


stock_value at 16:15│Comments(0)TrackBack(0)日々:2008年 

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