2009年11月25日
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新しい人を教育するとき、たいていの場合において文章を書くのが苦手のようです。
まだそんなに教育はしていませんが、今までは全員が文章ダメでした。
そしてダメな文章には特徴があるように思えてきました。それを踏まえて、どのように書くと、ビジネス文書としてきれいになるのかをまとめておきたいと思います。
・一文は短く。
・言いたいことは、一つの文章で一つだけ。
・書き出しと書き終わりが対になっていること
・接続詞に注意。
これが守られていれば、第一ステップは完了です。次は、文章量と表現方法になります。
ちなみに僕としては、表現方法は少しずつ身につくと思うので、ここについてはほとんど指導しません。
さて、日報などを書いてもらうと大変よくわかるのですが、1つの文が長いことが結構多いのです。
例：
「今日は○○会社で電気工事をしているところの見学をして、職人さんたちが常に周りを見ながら自分の仕事をしているところを見て、私も早くそのようになりたいと思いましたが、研修を受けていると、一つ一つが難しいのでまだまだ時間がかかりそうだけど、がんばりたいと思います。」
このような文章になるのです。この場合、
・見学をしたこと
・職人さんがすごいと思ったこと
・早く一人前になりたいと思ったこと
・まだまだ時間がかかりそうだということ
この4つが含まれています。そして「。」が一つしかないので、これは一つの文章です。ということで、上記4つが含まれているので、まず「。」は4つ以上になるようにと注意します。
そしてどこで区切ればいいのか、については、書き出しと書き終わりの言葉である程度判断できます。
例：
今日は○○会社で電気工事をしているところの見学をして、職人さんたちが常に周りを見ながら自分の仕事をしているところを見て、私も早くそのようになりたいと思いました。
この場合、「見学をして〜思いました」という文章です。これ自体では不自然ではありませんが〜の部分には「何を？」という問いができると思います。これは初期の段階では好ましいことではありません。この場合、一つの文章では一つ言いたいことの原則からこれは分割できる文章では無いかという想像ができると説明します。
例：
今日は○○会社に見学に行きました。職人さんたちは常に周りを見ながら自分の仕事をしていてすごいと思いました。私も早くそのようになりたいと思いました。ただ、研修を受けていると一つ一つが難しいのでまだまだ時間がかかりそうです。がんばりたいと思います。
という感じでしょうか。まだこの文章では、不自然な感じがあると思います。そこで接続詞の使い方に注意ということです。実際このように指導していると、一つの文章は短くなるのですが、箇条書きのようになってしまうこともあり、全体として不自然な文章になりがちです。
ただ、この状態までなってしまえば、後は接続詞の注意だけなのですぐにレベルアップします。
これで大体3ヶ月〜半年のトレーニングで、おおむね問題の無いレベルの文章がかけるようになっています。
まだそんなに教育はしていませんが、今までは全員が文章ダメでした。
そしてダメな文章には特徴があるように思えてきました。それを踏まえて、どのように書くと、ビジネス文書としてきれいになるのかをまとめておきたいと思います。
・一文は短く。
・言いたいことは、一つの文章で一つだけ。
・書き出しと書き終わりが対になっていること
・接続詞に注意。
これが守られていれば、第一ステップは完了です。次は、文章量と表現方法になります。
ちなみに僕としては、表現方法は少しずつ身につくと思うので、ここについてはほとんど指導しません。
さて、日報などを書いてもらうと大変よくわかるのですが、1つの文が長いことが結構多いのです。
例：
「今日は○○会社で電気工事をしているところの見学をして、職人さんたちが常に周りを見ながら自分の仕事をしているところを見て、私も早くそのようになりたいと思いましたが、研修を受けていると、一つ一つが難しいのでまだまだ時間がかかりそうだけど、がんばりたいと思います。」
このような文章になるのです。この場合、
・見学をしたこと
・職人さんがすごいと思ったこと
・早く一人前になりたいと思ったこと
・まだまだ時間がかかりそうだということ
この4つが含まれています。そして「。」が一つしかないので、これは一つの文章です。ということで、上記4つが含まれているので、まず「。」は4つ以上になるようにと注意します。
そしてどこで区切ればいいのか、については、書き出しと書き終わりの言葉である程度判断できます。
例：
今日は○○会社で電気工事をしているところの見学をして、職人さんたちが常に周りを見ながら自分の仕事をしているところを見て、私も早くそのようになりたいと思いました。
この場合、「見学をして〜思いました」という文章です。これ自体では不自然ではありませんが〜の部分には「何を？」という問いができると思います。これは初期の段階では好ましいことではありません。この場合、一つの文章では一つ言いたいことの原則からこれは分割できる文章では無いかという想像ができると説明します。
例：
今日は○○会社に見学に行きました。職人さんたちは常に周りを見ながら自分の仕事をしていてすごいと思いました。私も早くそのようになりたいと思いました。ただ、研修を受けていると一つ一つが難しいのでまだまだ時間がかかりそうです。がんばりたいと思います。
という感じでしょうか。まだこの文章では、不自然な感じがあると思います。そこで接続詞の使い方に注意ということです。実際このように指導していると、一つの文章は短くなるのですが、箇条書きのようになってしまうこともあり、全体として不自然な文章になりがちです。
ただ、この状態までなってしまえば、後は接続詞の注意だけなのですぐにレベルアップします。
これで大体3ヶ月〜半年のトレーニングで、おおむね問題の無いレベルの文章がかけるようになっています。
